W przypadku pełnej księgowości, ustawa o rachunkowości mówi:Art. 21. 1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
W przypadku PKPiR (rozporządzenie MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów):§ 12. Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
  1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
  2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
§ 13. Za dowody księgowe uważa się również:
  1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
  2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
  3. dowody przesunięć;
  4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
  5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
Na temat księgowania kosztów z polisy wypowiedziała się Izba Skarbowa w Rzeszowie: Izba Skarbowa w Rzeszowie, L.IS.I/1/4151/38/2007, L.IS.I/1/4151/39/2007"Podstawą zaksięgowania opłat za polisę ubezpieczeniową w KPiR są dowody wpłat poszczególnych rat ubezpieczenia. Podstawą zaksięgowania nie może być więc sama polisa ubezpieczeniowa. Do kosztów uzyskania przychodów będą zaliczane poszczególne raty ubezpieczeniowe, w datach wystawiania dowodów wpłat."Stanowisko to jest logiczne i przekonywujące - dowód księgowy powinien stwierdzać datę i kwotę dokonanej płatności. Jeżeli dowód zawiera wszystkie elementy przewidziane przez przepisy może być podstawą obciążenia kosztów.Podsumowując należy więc stwierdzić, że aby mieć zgodną z przepisami dokumentację, należy przechowywać polisę łącznie z dowodami dokonania wpłat składki (składek). Zadaj pytanie naszemu ekspertowi korzystając z formularza kontaktu.