Szeroka odpowiedzialność księgowego
Ponieważ księgowy ma do czynienia z ważnymi dla funkcjonowania całego podmiotu decyzjami, podlega również szczególnemu reżimowi prawnemu. Wynika on z odpowiedzialności prawnej za stan finansów jednostki i rozliczenia z organami podatkowymi. Jest to przy tym odpowiedzialność nie tylko finansowa, ale również cywilna (odpowiedzialność za szkodę), a nawet pracownicza czy też karna.
Według przepisów o rachunkowości główny księgowy (księgowy) ponosi odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych jedynie w przypadku przyjęcia tego rodzaju odpowiedzialności na piśmie. Zazwyczaj właściwe zapisy znajdują się w umowie o pracę lub zakresie obowiązków. Nie oznacza to jednak, że osoby zajmujące się księgowością nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości w sferze karnej oraz cywilnej.
Wysokość odszkodowania – umowa o pracę i umowa zlecenie
Jeżeli księgowy zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, zakres jego odpowiedzialności kształtowany jest przez przepisy kodeksu pracy. Pracownik księgowości ponosi odpowiedzialność wobec pracodawcy, jeśli nie wykonał lub nienależycie wykonał swoje obowiązki. Maksymalna wysokość odszkodowania w takiej sytuacji nie może przekroczyć kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi.
Inaczej wygląda ta kwestia w przypadku księgowego pracującego na umowie zleceniu – wówczas zakres odpowiedzialności jest większy. Jeśli księgowy wykonuje czynności jako osoba fizyczna w oparciu o umowę zlecenie lub umowę o dzieło, to jego odpowiedzialność kształtuje kodeks cywilny. W praktyce oznacza to tyle, ze w przypadku wystąpienia szkody księgowy odpowiada do pełnej wysokości szkody – stratę rzeczywistą i utracone korzyści.
W świetle przepisów możliwe jest przypisanie księgowemu, bez względu na podstawę jego zatrudnienia, odpowiedzialności karno-skarbowej za przestępstwa popełnione przez podmiot, którego sprawami księgowymi się zajmują.
Najczęstsze ryzyko – mandat karno-skarbowy
Odpowiedzialność karna skarbowa jest niewątpliwie jednym z poważnych zagrożeń w pracy głównego księgowego. Wynika ona z odpowiedzialności księgowego także wobec organu skarbowego.
W praktyce księgowi najczęściej odpowiadają za wykroczenia i przestępstwa związane z:
- nieterminowym składaniem deklaracji lub oświadczeń mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania (art. 56 § 4 k.k.s.),
- narażeniem podatku na uszczuplenie poprzez podanie nieprawdy, zatajenie prawdy albo niedopełnienie obowiązku zawiadomienia o zmianie danych przy składaniu deklaracji lub oświadczenia, jeżeli kwota niewpłaconego podatku nie przekracza ustawowego progu (art. 56 § 3 k.k.s.),
- uporczywym niewpłacaniem w terminie podatku (art. 57 § 1 k.k.s.),
- nieskładaniem w terminie wymaganej informacji podatkowej w przypadku mniejszej wagi (art. 80 § 4 k.k.s.),
- wadliwym prowadzeniem ksiąg (art. 61 § 3 k.k.s.),
- nierzetelnym prowadzeniem ksiąg w przypadku mniejszej wagi (art. 61 § 2 k.k.s.),
- niewpłacaniem w terminie podatku pobranego przez płatnika lub inkasenta, jeżeli kwota niewpłaconego podatku nie przekracza ustawowego progu (art. 77 § 3 k.k.s.).
Zakres odpowiedzialności księgowych ulega znacznemu zwiększeniu w podmiotach, które podlegają szczególnemu nadzorowi podatkowemu.
Od czego zależy wysokość mandatu?
Pociągnięcie księgowego do odpowiedzialności rozstrzygana jest jednak w każdym przypadku indywidualnie i zależy ona od kilku czynników:
- struktury organizacyjnej firmy,
- zakresu zadań przypisanych danej osobie,
- obowiązującego trybu zatwierdzania konkretnych działań.
Wysokość mandatu zależy także od wymiaru szkody, czyli od tego czy zostanie zakwalifikowany jako wykroczenie skarbowe (od … do) lub przestępstwo skarbowe (od… do…). Określając wysokość mandatu zawsze bierze się pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe, to praktyka pokazuje, że mandat karno-skarbowy waha się od 500 do 1000 zł.
Błąd, nie zawsze z mandatem
Mimo zachowania staranności trudno całkowicie wyeliminować możliwość pojawienia się błędów. Zaniedbanie czy przekroczenie terminów nie musi automatycznie oznaczać mandatu. Księgowi, którzy działają w nieświadomości, zostali wprowadzeni w błąd lub nieświadomie popełnili czyn zabroniony, uwolnią się od odpowiedzialności. Będzie to od nich wymagać jednak sporej aktywności, udziału w postępowaniu i – czasami – wynajęcia pomocy prawnej.
Skorzystanie z zapisów kodeksu karnego i karno-skarbowego, przewidujących odstąpienia od kary, wymaga doświadczenia i przyjęcia odpowiedniej linii obrony. Naprawienie skutków, czynny żal, przewidziany często pozwala uniknąć kary lub obniżyć wysokość mandatu.
Skuteczna obrona będzie najczęściej wymagała profesjonalnej reprezentacji prawnej, gdyż w trakcie orzekania istotne będzie przedstawienie przez księgowego wszystkich okoliczności, które mogą mieć wpływ na złagodzenie lub uniknięcie kary.
Skuteczna ochrona księgowego
Unikniecie wysokich kar i konieczność odpowiadania przed sądem za naruszenie kodeksu karnego (wyrządzenie spółce znacznej szkody, sporządzanie dokumentacji kredytowej zawierającej nieprawdziwe dane) wymaga profesjonalnej, często kosztownej pomocy prawnej. Jednym z narzędzi, które pozwala na pokrycie kosztów odszkodowań, wynajęcia ekspertów, ewentualnego postępowania karno-skarbowego jest ochrona prawna i OC księgowego, czyli polisa przygotowana z myślą o księgowych pracujących na tzw. etacie i umowie cywilno-prawnej.
Ubezpieczenie dla księgowych, czyli ochrona prawna i OC księgowego zapewnia realną ochronę wobec pracodawcy i organów skarbowych – nawet do 500 tys. zł. Pozwala pokryć roszczenia za czyste straty majątkowe wyrządzone pracodawcy w związku z wykonywaniem czynności księgowych lub koszt kar nałożonych przez urzędy. Co więcej pokrywa także kary administracyjne, sądowe oraz inne kary pieniężne nałożone w wyniku postępowania karno-skarbowego lub karnego.
Ważnym elementem ochrony jest ponadto pokrycie kosztów prawnika, ekspertyz, kosztów sądowych, powołania biegłych oraz koszty postępowania egzekucyjnego lub wykonawczego. Przy tak dużej odpowiedzialności i ryzyku wykonywanego zawodu, składka na poziomie ok. 300 zł nie jest wygórowanym kosztem za całoroczna ochronę.
Praca księgowego obarczona jest dużą odpowiedzialnością. Warto mieć świadomość, że istnieją narzędzia, które minimalizują ryzyko wykonywania tego zawodu i są skuteczne, mimo że dobrowolne.
