Najczęstsza szkoda z obowiązkowego OC biura rachunkowego? Nieterminowe złożenia sprawozdań finansowych

Biuro rachunkowe obsługiwało spółkę w zakresie księgowości i sprawozdawczości finansowej. Do jego obowiązków należało m.in. składanie dokumentów finansowych spółki w systemie KRS.

Księgowa nie złożyła sprawozdań za lata 2014–2016 w ustawowym terminie, co doprowadziło do wszczęcia przez sąd postępowania przymuszającego. Pomimo zobowiązania się do wykonania obowiązku w nowym terminie, dokumenty nadal nie zostały złożone. W konsekwencji sąd nałożył na prezesa spółki grzywnę w wysokości 5 000 zł.

PZU – towarzystwo, w którym ubezpieczone było biuro, uznało istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy zaniechaniem księgowej a powstaniem szkody. Odszkodowanie objęło kwotę grzywny oraz koszty postępowania egzekucyjnego. Łącznie z obowiązkowego OC biura rachunkowego wypłacono odszkodowanie w wysokości 5 840 zł.

Szkody z tytułu kadr i płac – wymagają rozszerzenia

Standardowo obowiązkowe OC obejmuje zakres czynności określony w art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Wiele biur rachunkowych świadczy jednak usługi wykraczające poza ten katalog – np. obsługę kadrowo-płacową. W takim przypadku niezbędne jest rozszerzenie ochrony o dodatkowe klauzule.

Obsługujesz kadry i płace? Sprawdź jak skonstruować ubezpieczenie >> 

 

Przykład 1 – wniosek do PFRON

Księgowa nie złożyła w terminie wniosku o dofinansowanie wynagrodzenia niepełnosprawnego pracownika do PFRON. ZUS odmówił przywrócenia terminu, co skutkowało stratą finansową klienta. 

Księgowa prowadziła własną działalność gospodarczą i była ubezpieczona – posiadała zarówno obowiązkowe OC biura rachunkowego, jak i dobrowolne rozszerzenie o kadry i płace. PZU wypłaciło odszkodowanie z polisy w wysokości 2 400 zł. 

Przykład 2 – tarcza antykryzysowa

W 2020 roku, w czasie pandemii, wprowadzono tzw. tarczę antykryzysową. Przedsiębiorcy mogli skorzystać ze zwolnienia z opłacania składek ZUS przez trzy miesiące. Warunek wydawał się prosty — należało złożyć w terminie deklaracje ZUS-DRA za miesiące objęte zwolnieniem, jednak nie później niż do 30 czerwca 2020 r. W praktyce jednak to właśnie ten termin stał się źródłem wielu problemów. 

Przepisy tarczy antykryzysowej były wprowadzane w pośpiechu – często z dnia na dzień, z bardzo krótkim czasem na dostosowanie systemów księgowych i interpretację nowych zasad. Ogromne zainteresowanie przedsiębiorców pomocą, przy równoczesnym chaosie informacyjnym i presji terminów, znacząco zwiększyło liczbę błędów i opóźnień w składaniu dokumentów do ZUS.

Wystarczyło jednodniowe opóźnienie w wysłaniu deklaracji, by ZUS odmówił przyznania zwolnienia z opłat. Odpowiedzi na prośby o przywróceniu terminu były w większości przypadków negatywne. W efekcie przedsiębiorcy musieli zapłacić zaległe składki, często z odsetkami — i kierowali roszczenia do swoich biur rachunkowych, które odpowiadały za terminowe złożenie dokumentów.

Dla wielu biur był to moment weryfikacji jak w praktyce działa OC biura rachunkowego. Trzeba stwierdzić, że niemal każda z takich spraw oznaczała wypłatę odszkodowania z polisy. NIestety przy sumach ubezpieczenia wynoszących zazwyczaj 20 000 zł (najniższa i najczęściej wybierana suma dla rozszerzenia o obsługę kadrowo-płacową) środki szybko się kończyły. Wystarczyły trzy lub cztery roszczenia, by całkowicie wyczerpać limit odpowiedzialności ubezpieczyciela, a kolejne szkody trzeba było już pokrywać z własnych środków.

Obsługa kadrowo-płacowa generuje odrębne ryzyka, inne niż tradycyjna księgowość. Brak odpowiedniej klauzuli w polisie oznaczać brak ochrony i konieczność pokrycia szkody z majątku biura rachunkowego.

 

Błąd w rozliczeniach VAT – szkoda w ramach klauzuli doradztwa podatkowego

Spółka budowlana korzystająca z usług biura rachunkowego regularnie ubiegała się o zwrot nadwyżki podatku VAT. W lutym 2021 r. wystąpiła o zwrot w wysokości 15 000 zł. Po weryfikacji przez urząd skarbowy wykryto błędy w księgowaniu faktur, co wymusiło korektę deklaracji.

Biuro rachunkowe popełniło kolejny błąd – nie przeniosło kwoty zwrotu do korekty, co spowodowało powstanie zobowiązania podatkowego i zajęcie rachunku bankowego spółki. Ostatecznie środki zostały zwrócone w pomniejszonej wysokości, a szkodę stanowiły koszty egzekucyjne, odsetki i opłaty.

PZU wypłaciło odszkodowanie, ponieważ biuro posiadało dodatkowe rozszerzenie, obejmujące odpowiedzialność za szkody, powstałe wskutek wykonywania określonych czynności doradztwa podatkowego.

Błędy w rozliczeniach podatkowych mogą generować wysokie koszty i konsekwencje prawne. Bez rozszerzenia ochrony o klauzulę doradztwa podatkowego ubezpieczyciel nie przyjąłby odpowiedzialności.

 

Jak wybrać OC biura rachunkowego?

Przedstawiamy trzy podstawowe zasady, które pomogą dopasować właściwą ochronę biura rachunkowego. 

  1. Obowiązkowe OC to podstawa, ale często niewystarczająca. Zakres ustawowy obejmuje tylko część czynności wykonywanych przez biura.
  2. Analiza świadczonych usług to klucz do właściwej ochrony. Jeśli biuro prowadzi kadry i płace lub doradza podatkowo – konieczne jest rozszerzenie polisy o odpowiednie klauzule.
  3. Wysokość sumy ubezpieczenia ma znaczenie. W przypadku wielu drobnych szkód suma może zostać szybko wyczerpana.

Ubezpieczenie zawodowe w rachunkowości nie jest formalnością. To rzeczywista tarcza chroniąca przed skutkami błędów, które mogą zdarzyć się nawet najbardziej doświadczonym specjalistom. Właściwie dobrana ochrona potrafi uratować firmę przed stratami, a klientów – przed finansowymi konsekwencjami błędów. 

W każdym z opisanych przypadków ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie, chroniąc finanse przedsiębiorcy i co równie ważne stwarza warunki do dalszej współpracy i utrzymania klienta.

Podstawa prawna

Zakres obowiązkowego ubezpieczenia OC przedsiębiorców świadczących usługowo prowadzenie ksiąg rachunkowych wynika z:

  • Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2020 r. poz. 568, 2121 i 2123), w szczególności art. 76a.
  • Rozporządzenia Ministra Finansów określającego szczegółowy zakres czynności objętych obowiązkowym ubezpieczeniem.

Masz pytania o zakres swojej polisy, proszę o kontakt:

Adam Kaszubski
kom. 502 913 569
email.: adam.kaszubski@iexpert.pl