KSeF bez kar również w 2027 roku? Rząd planuje kolejne odroczenie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z nowymi obowiązkami dla przedsiębiorców i obsługujących ich biur rachunkowych. Jednocześnie ustawodawca przewidział okres przejściowy, w którym nie stosuje się kar pieniężnych określonych w przepisach dotyczących KSeF.

Co więcej, procedowany jest projekt ustawy, zakładający przedłużenie tego okresu do końca 2027 r. Odroczenie kar ma ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych obowiązków. Nie zwalnia jednak z odpowiedzialności za wystawianie faktur ani nie eliminuje konsekwencji błędów w relacjach biznesowych.

Brak kary ze strony urzędów skarbowych nie oznacza bowiem, że klient biura rachunkowego, w razie błędu i powstania szkody, nie będzie domagał się jej naprawienia i stosownego odszkodowania.

Faktura wystawiona z błędem. Kto odpowiada za straty klienta?

Wyobraźmy sobie sytuację, w której biuro rachunkowe odpowiada za wystawianie faktur w imieniu przedsiębiorcy. Klient przekazuje prawidłowe dane, ale pracownik biura popełnia błąd podczas ich wprowadzania do KSeF.

W efekcie faktura zostaje wystawiona na niewłaściwą kwotę, trafia do innego odbiorcy albo nie zostaje skutecznie przesłana do systemu.

Nie każda pomyłka powoduje szkodę. Często wystarczy wystawienie korekty lub ponowne przesłanie dokumentu. Zdarzają się jednak sytuacje, w których konsekwencje mogą być  poważniejsze: opóźnienie płatności, dodatkowe koszty czy roszczenie kontrahenta.

Jeżeli błąd wynika z zaniedbania biura rachunkowego, a klient wykaże poniesioną szkodę i związek przyczynowy, może powstać odpowiedzialność odszkodowawcza. Właśnie w takich sytuacjach sprawdzi się odpowiednio dobrane ubezpieczenie OC biura rachunkowego, rozszerzone o klauzulę KSeF.

Ochrona za błędy podczas obsługi KSeF

W programie PZU oferowanym przez iExpert, dostępne jest rozszerzenie ubezpieczenia obejmujące odpowiedzialność cywilną za określone błędy popełnione podczas wykonywania czynności w KSeF.

Klauzula KSeF obejmuje szkody powstałe wskutek zawinionych błędów przy: 

  • wystawianiu faktur w imieniu klienta, 
  • przekazywaniu ich do KSeF, 
  • weryfikacji statusu ich przyjęcia.

Co ważne, uruchomienie ochrony nie jest uzależnione od nałożenia na przedsiębiorcę kary administracyjnej. Podstawą jest odpowiedzialność cywilna biura za szkodę wynikającą z czynności objętych ubezpieczeniem.

 

Jak może to wyglądać w praktyce?

Przykład 1. Faktura wystawiona na niewłaściwą kwotę

Klient zlecił wystawienie faktury na 21 000 zł. Pracownik biura otrzymał prawidłowe dane, ale podczas wystawiania dokumentu wprowadził kwotę 12 000 zł.

Błąd został zauważony dopiero po pewnym czasie. Konieczne było wystawienie korekty, a klient poniósł dodatkowe koszty związane z wyjaśnieniem rozbieżności i opóźnieniem rozliczenia.

Czy OC biura rachunkowego może zadziałać?

Tak. Wystawienie faktury z błędnymi danymi jest jednym ze zdarzeń wskazanych w klauzuli KSeF nr 81. Jeśli pomyłka spowodowała rzeczywistą szkodę finansową, za którą odpowiada biuro, może stanowić podstawę roszczenia. Sama konieczność poprawienia faktury nie oznacza jeszcze powstania szkody podlegającej odszkodowaniu.

 

Przykład 2. Biuro nie wysłało faktury do KSeF

Pracownik biura rachunkowego otrzymał wszystkie dane potrzebne do wystawienia faktury, ale zapomniał przesłać dokument do KSeF.

Przedsiębiorca nie otrzymał płatności w oczekiwanym terminie. W związku z opóźnieniem poniósł dodatkowe, udokumentowane koszty finansowania bieżącej działalności.

Czy OC biura rachunkowego może zadziałać?

Tak, jeśli niewysłanie faktury wynikało z zaniedbania biura, a zgłoszone koszty stanowią szkodę, za którą biuro ponosi odpowiedzialność cywilną. Nie jest do tego konieczne nałożenie kary za naruszenie obowiązków KSeF.

 

Przykład 3. Faktura odrzucona przez KSeF

Pracownik biura przesłał fakturę zawierającą nieprawidłowe dane, przez co dokument nie został zaakceptowany przez KSeF. Nie sprawdził jednak statusu przyjęcia dokumentu.

Błąd wykryto dopiero po upływie terminu wystawienia faktury. Klient poniósł udokumentowaną stratę finansową związaną z opóźnieniem.

Czy OC biura rachunkowego może zadziałać?

Tak, jeśli brak akceptacji dokumentu wynikał z zawinionego błędu merytorycznego biura, a pracownik nie dopełnił obowiązku weryfikacji statusu faktury.

 

Odpowiedzialność biura rachunkowego a zakres ubezpieczenia

Klauzula KSeF nie oznacza, że PZU wypłaci odszkodowanie za każdą błędnie wystawioną fakturę.

Każde roszczenie podlega indywidualnej ocenie ubezpieczyciela z uwzględnieniem okoliczności zdarzenia i warunków umowy. Dlatego przy wyborze ubezpieczenia warto zwrócić uwagę nie tylko na sumę gwarancyjną, ale przede wszystkim na zakres wykonywanych czynności. 

 

Ile kosztuje rozszerzenie OC biura rachunkowego o KSeF?

W programie PZU rozszerzenie polisy OC o czynności związane z KSeF jest dostępne zaledwie od 27 zł rocznie przy sumie ubezpieczenia 20 000 zł.

To dodatkowa ochrona nie zastępuje obowiązkowego OC ani innych rozszerzeń, które mogą być potrzebne przy szerszym zakresie usług księgowych, podatkowych czy kadrowo-płacowych.

Eksperci iExpert pomogą zweryfikować zakres aktualnej ochrony i dobrać odpowiednie rozszerzenia dla usług świadczonych przez biuro rachunkowe.

 

Masz pytania o rozszerzenie KSeF, napisz lub zadzwoń do nas:

Adam Kaszubski
kom. 502 913 569
email.: adam.kaszubski@iexpert.pl